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项目经理如何进行跨部门沟通,原则是什么

架构师小跟班 2020-06-30 项目管理
对于项目经理来说,跨部门沟通不畅可能会对项目产生严重影响。你认为十万火急的事情,到了别的部门那里,可能就是芝麻绿豆大的小事情;原本应该所有干系人通力合作解决的问题,到了跨

对于项目经理来说,跨部门沟通不畅可能会对项目产生严重影响。

你认为十万火急的事情,到了别的部门那里,可能就是芝麻绿豆大的小事情;原本应该所有干系人通力合作解决的问题,到了跨部门会议上,又成了各自为营,找不到共识。

那么,在不同部门各有不同立场与利益的情况下,怎样才能把话说清楚,把项目如期进行下去呢?

以下几点供你参考。

01、沟通前先做好准备

在跟同事展开讨论之前,先把一些基础问题想清楚,不要毫无准备就开展讨论,否则很可能得不到你想要的结果。

我认为下面的几个问题在讨论前应该想清楚:

你希望对方帮你做什么事?

你认为对方会要求你做什么?

如果对方不同意你提出来的办法,有没有其它可以选择的方案?

如果双方没有达成共识,会有什么样的后果?对方又会有什么后果?

做好准备,才能应对沟通中随时可能出现的变数。

02、了解其它部门的语言

跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。比如,技术部平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地,财务、人资等部门,也有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。

了解其他部门语言的一个重要方法是换位思考,试着站在对方的立场思考:

这么做,对业务部的业绩有帮助吗?

如果我是他,会接受这种做法吗?

这个方法真的有用吗?

跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的领导和同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

03、开诚布公是最好的对策

在公司里,你面对的是需要长期共事的同事,不是一锤子买卖,因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。

相反,互信会让双方在沟通时流畅一些,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。

诚信沟通有四个要素:

错的不要解释;

务必不要争执

不打断对方说话;

微笑再微笑;

04、呈现事实,专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。

《哈佛商业评论》指出,事实可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑。但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。

05、确保沟通信息无误

当你针对某个项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要向项目团队清楚传达最新进度与信息。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。

为了确保沟通信息无误,项目经理可以利用以下几个方法:

向对方重复沟通中的主要内容;

利用澄清的方式提出不明白的内容;

谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话;

06、善用幽默

幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。

幽默使用法则的四条禁忌:

不谈论对方家庭;

不以人身攻击;

不涉及组织敏感话题;

幽默有度,点到即止;

俗话说,不懂幽默的项目经理不是好鼓励师~


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